Change-Botschafter: Ambassadors der Veränderung

So gelingen Change-Projekte von innen heraus

Gelungene Change-Projekte haben eines gemeinsam: Im Laufe des Veränderungsprozesses ist es gelungen, einen großen Teil der Teams und Mitarbeiter im Unternehmen mit ins Boot zu holen und für den Change zu begeistern.

Doch das ist oft leichter gesagt als getan: Immer noch scheitern die meisten Change-Projekte in Unternehmen daran, dass die Betroffenen der Veränderung, die den Change letztlich umsetzen müssen, nicht ausreichend eingebunden wurden. Diese fühlen sich oftmals von der Management-Ebene übergangen, nicht frühzeitig und gut genug informiert oder einfach nicht eingebunden. Sie „erleiden“ die Veränderung. Sie haben den Eindruck, dass ihre Sorgen und Bedenken nicht ausreichend gehört und angebrachte Kritikpunkte von den Change-Verantwortlichen nicht ernst genommen werden. Das führt wiederum zu Widerständen — und das Scheitern des Change-Projektes ist vorprogrammiert.

Daher ist es von Anfang an wichtig, dass nicht nur die Change-Verantwortlichen die Notwendigkeit und die Vorteile der geplanten Veränderung erkennen, sondern auch alle anderen Mitarbeiter im Unternehmen das Warum verstehen. Und zwar über alle Ebenen und Teams hinweg. Change-Botschafter können dabei helfen, genau dies zu erreichen und Verständnis und Unterstützung bei den Mitarbeitern und in den Teams zu fördern.

Was genau tun Change-Botschafter?

Change-Botschafter kommen aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens und agieren als Multiplikatoren, die den Change in die einzelnen Teams hineintragen. Als Teil des Change-Teams werden sie von Anfang an in das Change-Projekt einbezogen, um es zu verstehen, mitzugestalten und dann als Sprachrohr in ihre Teams für Verstehen und Beteiligung zu sorgen.

Als „Botschafter der Veränderung“ sorgen sie dafür, dass alle betroffenen Abteilungen bereits frühzeitig, und im weiteren Verlauf regelmäßig, informiert werden. Sie überzeugen und begeistern ihre Kollegen für den Change, beantworten Fragen und unterstützen die Umsetzung in ihren Teams. Außerdem sind sie wichtige Feedbackgeber und Stimmungsdetektoren in der Belegschaft, was den Change-Verantwortlichen hilft, gezieltere Kommunikationsmaßnahmen oder auch Interventionen planen.

Change-Botschafter sind das Sprachrohr des Change-Projektes und gleichzeitig das Ohr „an der Basis“:

Einerseits klären sie ihre Kollegen über die Gründe und Ziele der Veränderung auf, kommunizieren die Umsetzungspläne und erhöhen so die Veränderungsbereitschaft und das „Buy-In“ der Teams. Dabei beantworten sie grundlegende Fragen, zum Beispiel:

• Warum das Ganze und warum jetzt?
• Was bedeutet die Veränderung konkret - für unser Team und für mich persönlich?
• Welche Vorteile bringt uns der Change und was verlieren wir dadurch?
• Wie soll die Umsetzung erfolgen?
• Inwiefern wird sich unser Arbeitsalltag verändern?
• Wie viel Zeit müssen wir zusätzlich zu unserem Daily Business in das Projekt investieren?

Andererseits hören die Botschafter den Mitarbeitern zu und geben ihnen Gelegenheit, ihre Ängste, Sorgen und Bedenken gegenüber der geplanten Veränderung offenzulegen. Auf vieles können sie direkt eingehen und so Bedenken und Missverständnisse frühzeitig beiseite räumen. Schwerwiegende Bedenken, Stolpersteine und größere Widerstände kommunizieren sie an die Change-Verantwortlichen, damit diese entsprechend reagieren können.

Welche Voraussetzungen müssen Change-Botschafter mitbringen?

Die richtige Auswahl der Change-Botschafter ist von zentraler Bedeutung, damit diese erfolgreich agieren können und das Change-Projekt letztlich gelingt. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite, wenn Sie planen, Change-Botschafter für einen anstehenden Veränderungsprozess in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Wir helfen Ihnen dabei, geeignete Mitarbeiter als Change-Botschafter zu identifizieren, zu schulen und bei Bedarf während des gesamten Prozesses zu begleiten.

Fünf Aspekte für die Auswahl der passenden Change-Botschafter:

• Diversität ist key: Um den Veränderungsprozess in alle Unternehmensbereiche hineinzutragen, sollten auch die Botschafter aus allen Bereichen kommen bzw. mehrere Bereiche repräsentieren. Zudem sollten verschiedene Personengruppen über Hierarchien, Funktionen und Teams hinweg vertreten sein, damit auch wirklich alle Beteiligten erreicht werden.
   
• Zu 100% vom Change überzeugt: Nur wenn die Change-Botschafter selbst die Veränderung voll und ganz verstehen und zu 100% dahinterstehen, können sie andere erfolgreich informieren und die nötige Überzeugungsarbeit leisten. Dazu müssen sie ihre eigenen Bedenken kennen und aufgelöst haben. Denn die Kollegen werden schnell merken, ob ein Botschafter selbst Bedenken hat, und werden diese übernehmen.
   
• Respekt und Vertrauen: Der Einsatz von Change-Botschaftern kann nur funktionieren, wenn die Botschafter in ihren Teams respektiert werden und das Vertrauen ihrer Kollegen genießen. Dazu müssen sie keineswegs Team-Leads sein, sondern geachtete Kollegen auf gleicher Hierarchieebene, idealerweise Meinungsbildner in ihren Teams. Besonders eigenen sich Mitarbeiter, die von ihren Kollegen auch in anderen Belangen gerne mal um Rat gefragt werden.
   
• Kommunikationsstärke und Kritikfähigkeit: Change-Botschafter sind in der Lage, die Gründe, Ziele und Maßnahmen des Change-Projektes überzeugend zu kommunizieren und verständliche, ehrliche Antworten auf Fragen zu geben. Dazu gehört auch der Mut, mögliche Kritikpunkte zu diskutieren, mit auftretenden Widerständen umzugehen und negative Emotionen aushalten zu können.
   
• Ausreichende Kapazitäten: Die Rolle des Change-Botschafters ist eine freiwillige, zusätzliche Rolle für die Mitarbeiter. Führungskräfte und Projektverantwortliche sollten daher sicherstellen, dass dafür auch entsprechende Kapazitäten zur Verfügung stehen. Das kann bedeuten, dass kurzfristig andere Aufgaben umgeschichtet oder Prioritäten verschoben werden müssen. Zudem sollte in den Teams ausreichend Zeit und Raum für die Gespräche der Botschafter mit ihren Kollegen eingeplant werden, denn sonst fühlen sich sämtliche Beteiligte schnell gestresst, was sich wiederum negativ auf die Change-Bereitschaft auswirkt.
   

Wir begleiten Ihre Change-Botschafter durch den gesamten Prozess

Damit die Change-Botschafter über den Prozess hinweg motiviert, mutig und authentisch agieren können, ist es oftmals wichtig, dass sie professionell begleitet und unterstützt werden – besonders, wenn sie die Botschafter-Rolle zum ersten Mal einnehmen. Zudem ist es sinnvoll, dass sich die Change-Botschafter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen regelmäßig untereinander austauschen, um voneinander lernen, Herausforderungen besprechen und gemeinsam Lösungsansätze finden zu können.

Wir begleiten Sie gerne durch den gesamten Prozess. Dazu schauen wir gemeinsam mit Ihnen, wie wir Sie und Ihre Change-Botschafter optimal unterstützen können: von der Identifizierung geeigneter Mitarbeiter über maßgeschneiderte Botschafter-Trainings, Einzel-Coachings und die Aktivierung der Change-Botschafter in den Teams bis hin zur Begleitung des regelmäßigen Austauschs der Change-Botschafter untereinander.