Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement bezieht sich auf die systematische Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation, um Effizienz, Qualität und Leistung zu verbessern. Es beinhaltet die Identifizierung, Dokumentation, Analyse, Gestaltung, Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, um die strategischen Ziele eines Unternehmens zu unterstützen.

Wichtig dabei ist, die Mitarbeiter des Unternehmens mit einzubeziehen oder ihnen sogar komplett die Verantwortung dafür zu übergeben.

Der Prozessmanagement-Prozess kann in mehrere Schritte unterteilt werden:

• Identifizierung und Dokumentation: Zuerst werden die bestehenden Geschäftsprozesse identifiziert und gezeichnet. Zudem sind die Ziele des Prozesses sehr wichtig. Dies schafft Klarheit darüber, wie Aufgaben und Abläufe derzeit durchgeführt werden.
• Analyse: Die Prozesse werden analysiert, um Engpässe, Ineffizienzen oder Qualitätsprobleme zu erkennen. Daten und Kennzahlen werden verwendet, um Schwachstellen zu identifizieren.
• Optimierung: Auf Grundlage der Analyse werden die Prozesse neugestaltet oder optimiert, um die Effizienz und Qualität zu erhöhen. Dabei sollte man das Prozessziel immer im Blick haben. Optimierungen sollten immer dem Ziel folgen, nicht der Gewohnheit oder den Vorgaben in einer Software-Anwendung.
• Implementierung: Die überarbeiteten Prozesse werden implementiert. Die Implementierung wird oft von Schulungen und Veränderungsmanagement begleitet, damit die Mitarbeiter die neuen Abläufe erfolgreich anwenden können.
• Monitoring und Messung: Auch nach der Implementierung werden die Prozesse begleitet, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren. Mit Hilfe von Messungen und Kennzahlen wird der Erfolg beurteilt.
• Kontinuierliche Verbesserung: Prozessmanagement betont die kontinuierliche Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Dies kann durch regelmäßige Überprüfungen, Feedback von Mitarbeitern und Kunden sowie die Anwendung agiler Methoden erreicht werden.

Durch effektives Prozessmanagement kann eine Organisation ihre Abläufe rationalisieren, Qualität erhöhen, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern. Es trägt zur Schaffung eines transparenten, agilen und anpassungsfähigen Geschäftsumfelds bei, das Veränderungen auf dem Markt oder in der Organisation erfolgreich bewältigen kann.